Pourquoi externaliser son DPO ?

Selon le nouveau règlement européen relatif à la protection des données à caractère personnel, une entreprise qui traite des données sensibles des ressortissants de l’Union Européenne, doit désigner un DPO ou Data Protection Officer (Délégué à la Protection des Données). Ce responsable a pour rôle de s’assurer qu’une entreprise applique bien les nouvelles obligations prévues par le RGPD. Il est également possible d’externaliser cette tâche, ce qui apparaît d’ailleurs comme la solution la plus avantageuse.

Les atouts de l’externalisation

Recourir aux services d’un DPO externe pour assurer la conformité avec le RGPD présente de nombreux avantages. Tout d’abord, les conflits d’intérêts peuvent nuire à la transparence de l’activité. Le Délégué à la Protection des Données doit donc être totalement indépendant de l’entreprise au sein de laquelle il opère sa mission. L’externalisation de la fonction apparaît donc comme le moyen le plus sûr pour assurer la mise en conformité avec le règlement.

Par ailleurs, c’est un véritable spécialiste dans son domaine. Il possède toutes les compétences requises et les connaissances nécessaires en ce qui concerne le traitement des données personnelles. De plus, il connaît parfaitement les exigences du règlement en matière de sécurité des données. C’est le professionnel le mieux placé pour vous aider à respecter les obligations légales prévues par le RGPD.

Ces prestataires sont tenus au respect de la confidentialité, selon l’article 38.8 du Règlement 2016/679. Vous n’avez donc aucune inquiétude à vous faire concernant vos secrets professionnels. D’ailleurs, il est plus intéressant de faire appel à un DPO externe si l’on considère les coûts. En effet, les prestations valent moins chers qu’un salaire fixé pour un DPO interne, alors que vous pouvez en tirer plus de profits.

Réussir la mise en conformité

Jusqu’à ce jour, peu d’entreprises sont totalement en règle en matière de protection des données personnelles, même en mettant tout en œuvre pour y parvenir. Seule l’externalisation du DPO peut aboutir à la réussite de ce projet car pour être mis en conformité, un site doit par exemple communiquer la finalité des données personnelles à leurs propriétaires.

De plus, sous la directive d’un spécialiste, l’offre est adaptée selon la structure de l’entreprise, qu’il s’agisse d’une jeune start-up ou d’une grande multinationale, ou bien qu’elle soit privée ou publique. La collaboration est définie dans un contrat clair et précis. Le DPO externe a donc une obligation de résultats. Toutefois, il faut noter que la protection des données ne sera pas forcément garantie par les seules missions du DPO.

En effet, il existe des tâches qui ne relèvent pas de ses fonctions, et qui pourtant font partie de la politique de protection des données. Tout cela pour dire que le rôle du responsable de traitement de données ainsi que des sous-traitants sont tout aussi importants. Plus d’informations ici.

Fonctionnement du DPO externe

Contrairement au DPO interne, le DPO externe travaille dans une agence spécialisée dans le traitement de données. L’analyse du RGPD, du site de l’entreprise et de toutes ses opérations se fait alors à distance, puis ce spécialiste envoie un rapport à l’entreprise qui détaille les actions à entreprendre (obligatoires ou facultatives) en vue de se mettre en conformité avec le RGPD.

S’il y a violation de données, il est important de l’enregistrer dans le registre de violation de données. Si le volume de celles-ci est important, le DPO externe doit être consulté pour connaître la procédure à suivre. En effet, les responsables du traitement des données personnelles peuvent être confus face aux multiples demandes d’accès aux données émanant de leur titulaire. Le DPO se placera donc en tant qu’organe d’orientation et de conseils.