Cinq astuces pour planifier le changement de siège d’entreprise

Le déménagement d’entreprise ne se limite pas aux dépenses, aux délais, et à la taille de votre société. Bien sûr, tous ces facteurs sont importants à prendre en compte. Toutefois, le changement de siège d’une firme est également assujetti à plusieurs enjeux pour ne citer que la continuité de service.

1.        Responsabilisez votre personnel

Cette mesure confère un double avantage. D’abord en matière de  communication interne, vous aurez réussi à sensibiliser vos salariés à l’avance. Du point de vue managérial, cette approche vous aide aussi à mieux organiser votre déménagement. Un de vos employés pourra par exemple vous recommander la meilleure location de box de stockage à Normandie.

Pour ce qui a trait à la gestion financière, cette solution vous aide à économiser. Notamment dans la mesure où vous allez pouvoir déléguer certaines tâches en toute confiance à vos collaborateurs. Ceci, de façon à optimiser vos coûts de déménagement.

2.        Gérez vos démarches en amont et en aval

Un contrat d’assurance à résilier, un désabonnement à un service téléphonique, des paperasseries à remplir chez la préfecture… À cela s’ajoutent l’envoi de notification de congé par acte d’huissier et les formalités fiscales. Sans oublier la communication de changement d’adresse aux différents organismes de prévoyance : La Sécurité sociale, La Caisse de retraite, l’Urssaf…

Toutes ces procédures réclament une préparation en amont et en aval dans les meilleurs délais. Pour pouvoir les optimiser, pensez à planifier une date d’achèvement butoir ! Songez aussi à réunir dès maintenant toutes les pièces requises ! Le tout en prenant soin de vous informer auprès des autorités concernées.

3.        Maintenez vos services en parfaite continuité

Quels que soient le nombre de vos employés et la taille de votre firme, le déménagement d’entreprise passe par une période transitoire. Cela signifie que vous devez maintenir une certaine continuité de service malgré la distance qui sépare vos anciens et vos nouveaux locaux. Et de même, nonobstant le temps de mise en place nécessaire pour rendre le nouveau bâtiment opérationnel.

Le déménagement ne doit en aucun cas nuire à la productivité de votre société. Évitez donc à tout prix de déménager dans des périodes de forte activité ! Pour y pallier, migrez progressivement vos salariés ! Faites de même avec vos équipements ! Notamment de façon à ce que les deux bâtiments soient simultanément opérationnels jusqu’à l’emménagement définitif.

4.        Élargissez votre vision sans négliger les détails

Globalement, il vous faut respecter l’échéance des procédures administratives, assurer le suivi permanent de commandes et gérer votre bail actuel. À cela s’ajoutent plusieurs détails pour ne citer que :

–              La restauration de vos bureaux actuels à leur état initial.

–              La formalisation d’abonnements téléphonique.

–              L’audit de vos nouveaux locaux.

–              La planification de travaux d’aménagements nécessaires…

5.        Planifiez votre emménagement dans les conditions optimales

Le bâtiment qui servira de nouveau siège de votre société doit être fonctionnel dès que vous vous y installez. En fonction de votre budget et de vos priorités managériales, vous avez le choix d’acheter ou de louer un local. La première option demande un investissement assez conséquent certes, mais elle vous aide à économiser à long terme. En disposant de vos propres locaux, vous ne dépendrez plus d’aucun bailleur.