Qu’est-ce que la dématérialisation de documents ?

À l’ère actuelle du numérique, les établissements tout comme les entreprises cherchent à minimiser les coûts et avoir une politique de gestion facile des différents documents aussi bien concernant les collaborateurs que pour les clients. En effet, on parle de dématérialisation, mais à quoi est-ce qu’elle consiste exactement ? Pour quelle raison doit-on l’adopter ?

Tout savoir sur la dématérialisation

Par définition, la dématérialisation de documents consiste à traduire les données d’un support matériel, généralement en papier, sur un support numérique. Des fichiers en papiers seront donc transférés ou stockés dans un serveur de l’entreprise ou de l’établissement en question. Il ne s’agit pas uniquement d’inscrire des données dans un format numérique, c’est un vrai système de traitement et de gestion de ces informations. C’est la raison pour laquelle la dématérialisation s’appuie sur l’utilisation d’une Gestion Electronique des Documents ou GED. Pour une entreprise, la dématérialisation est surtout utilisée pour les services des ressources humaines pour la gestion des bulletins de paie et les dossiers administratifs, le service de la comptabilité pour les factures, les bons de livraison….

Les différents types de dématérialisation

Il existe deux types de dématérialisation. Tout d’abord, il y a ce qu’on appelle « dématérialisation native » c’est-à-dire que tout est numérisé à partir de la conception et l’enregistrement du fichier et c’est après si besoin qu’on imprime les données sur un papier. Ensuite, il y a la dématérialisation duplicative consistant plutôt à traduire et à enregistrer les données initialement écrites sur papier vers un support numérique. En effet, le premier type consiste en un enregistrement immédiat et en temps réel pour limiter au maximum l’utilisation des papiers si le second s’agit d’un post traitement de données afin d’avoir une copie numérique qu’on peut sortir à la demande sans obligatoirement rechercher la version papier.

Quels sont les avantages de la dématérialisation

Ce système regorge de multiples atouts autant pour les entreprises, les collectivités et les établissements qu’en faveur de la protection de l’environnement avec la diminution de la consommation de papier et l’utilisation des encres. Tout d’abord, elle permet de réduire les coûts de traitement donc plus économique. Si on se réfère au coût d’une facture, celle en version papier coûte dans les 9 € si celle en version électronique ne coûte pas plus que 3 €. La gestion, le contrôle ainsi que le stockage des données sera automatisé donc permet un traitement plus simple et plus fluide. De ce fait, la dématérialisation permet d’économiser du temps donc plus de disponibilité pour plus de productivité. Avec cette nouvelle méthode, la traçabilité de toutes les informations ainsi que les différentes opérations seront optimales. De ce fait, vous n’aurez plus à fouiller dans des classeurs ou dans des archives pour trouver une formation, il suffit des recherches dans les bases de données déjà enregistrées grâce à la dématérialisation. Toujours dans le cadre de gain, avoir une technique d’archivage électronique permet de libérer la place dédiée aux différents documents en papiers. Cela évite alors de voir les encombrements de papiers placés partout dans un bureau et avoir un environnement plus organisé.