Gestion d’une caisse enregistreuse : que faut-il savoir ?

Voir l’article

En plus des activités de son établissement, un commerçant se doit également de tenir sa caisse enregistreuse. Cette pratique est indispensable et indissociable du bon fonctionnement d’un commerce pour plusieurs raisons. D’une part, la gestion de sa caisse permet au gérant de garder un œil sur son flux monétaire et, par la même occasion, sur la rentabilité de son affaire (bénéfices et pertes). D’autre part, elle lui permet d’honorer ses obligations légales vis-à-vis de l’administration fiscale. Cependant, quelles sont les différentes étapes à suivre pour bien gérer sa caisse ? Et surtout, quelles sont les bonnes pratiques ?

Gestion de caisse : quelles sont les obligations légales ?

Quelle que soit la nature de son activité, le gérant d’un commerce est d’emblée considéré comme un entrepreneur. En tant que tel, ce dernier doit se soumettre à certaines réglementations relatives à sa caisse enregistreuse.

Dans un premier temps, le commerçant se doit de retracer tous ses flux monétaires dans un livre de caisse. Il s’agit, plus précisément, de ses mouvements de caisse, notamment les entrées et les sorties. Pour plus de précision, ces derniers regroupent tous les encaissements effectués dans le cadre de son travail, que ce soit les paiements par espèce, par virement bancaire, par carte ou par chèque. Il est aussi important de noter que chaque transaction devra être notée dès le moment de sa réception.

Le gérant de l’établissement concerné devra également séparer les encaissements des décaissements en les classant dans deux colonnes distinctes.

Quelles sont les différentes possibilités pour la gestion d’une caisse ?

Tous les commerces ne disposent pas de la même affluence tant au niveau des clients que des flux financiers. Ainsi, les commerçants ne réalisant que peu d’opérations (ventilation simple, TVA unique, flux minime ou moyen) peuvent se contenter de tenir un agenda de caisse

À l’inverse, les commerçants qui enregistrent un flux monétaire important auront le choix entre une bande de caisse enregistreuse, un brouillard de caisse ou une main courante

La bande de caisse enregistreuse regroupe toutes les ventes réalisées par l’établissement dans leurs moindres détails (date, désignation et prix du produit). Le brouillard de caisse, quant à lui, part du même principe, mais de façon manuscrite. Enfin, la main courante peut être considérée comme un brouillard de caisse, mais pour la restauration. 

Caisse tactile : une bonne alternative ?

L’utilisation d’un logiciel de caisse pour sa caisse tactile est une solution qui est de plus en plus plébiscitée par les commerçants. Pour cause, contrairement aux caisses classiques, cette dernière dispose déjà de toutes les fonctionnalités nécessaires à une gestion de caisse efficace. Pourtant, son prix est sensiblement similaire à celui de son homologue. 

Cependant, il est important de noter qu’un logiciel de caisse doit disposer d’un certificat de conformité avant de pouvoir être utilisable. Celui-ci attestera, entre autres choses, que le programme utilisé suit les réglementations relatives à la norme NF 525. Ce dernier point est extrêmement important afin de ne pas avoir à subir les pénalités de l’administration fiscale en cas de contrôle. À titre de rappel, tous les commerçants y dérogeant seront amenés à payer une amende de 7 500 euros accompagnée d’un délai de 60 jours pour se mettre en règle. 

Comment gérer correctement sa caisse enregistreuse ?

La bonne gestion d’une caisse enregistreuse ne s’improvise pas. Ainsi, pour être sûr de ne pas faire d’erreur, le premier point à considérer est l’organisation. Pour cela, le commerçant devra réaliser un suivi régulier des opérations de sa caisse. De préférence, celui-ci devra être fait tous les jours à l’heure de la fermeture. Le gérant se chargera alors de vérifier si les montants indiqués dans le livre de caisse et la recette dans la caisse sont identiques.   

S’il détecte une quelconque anomalie (balance négative, trou dans les comptes, etc.), il devra s’empresser d’en trouver la cause. Dans ce genre de situation, les possibilités sont nombreuses, d’où l’intérêt de faire très attention.

Difficulté à gérer sa caisse enregistreuse : quelle solution ?

À leur début, il n’est pas rare que certains commerçants ne parviennent pas encore à gérer convenablement leur caisse enregistreuse. Dans ce genre de situation, l’idéal est de se faire épauler par un comptable jusqu’à ce qu’on puisse trouver ses marques. Dans le cas d’un logiciel de caisse, tout est généralement indiqué dans son manuel d’utilisation.