Plan de conformité RGPD : quelles sont les étapes clés ?

Depuis que le nouveau règlement européen sur la protection des données personnelles est entré en vigueur, bon nombre des entreprises concernées ne parviennent pas encore à démontrer leur conformité. Or, cela n’a rien d’étonnant puisque c’est un véritable challenge des temps modernes. Mais comment faire alors pour se conformer avec le RGPD ? Déjà, commencez par créer un planning en quelques étapes.

La désignation d’un DPO

Parmi les nouvelles obligations prévues par la loi Informatique, il y a celle de nommer une personne experte qui sera en charge de piloter les opérations de traitement. Ses missions se résument à informer, conseiller et contrôler le système d’information. Le DPO est considéré comme un « chef d’orchestre » qui mène toutes les actions liées à la protection des données sensibles des citoyens européens.

Il faut noter que l’obligation de désigner un DPO concerne les organismes publics ou toute entreprise dont l’activité consiste à traiter les données à caractère personnel des ressortissants de l’Union Européenne.

La cartographie des traitements de données

La tenue d’un registre des traitements est indispensable pour vérifier si ces derniers sont conformes avec le nouveau règlement. Pour connaître l’impact du RGPD sur vos activités, vous devez recenser les différents traitements de données personnelles ainsi que la catégorie des données traitées et leurs finalités.

L’identification des sous-traitants et des responsables des traitements est également indispensable pour définir s’il y a violations des droits de personnes ou non. Pour réussir votre plan de mise aux normes, vous pouvez voir ces solutions.

La priorisation des actions à mener

Toujours en référence au registre des traitements, vous pourrez identifier les actions prioritaires vis-à-vis de la politique de confidentialité. En effet, il faut conduire les actions par rapport aux risques encourus par le traitement des données sur les droits et libertés de la personne concernée. Dans cette démarche, il est important de s’assurer que les données collectées soient effectivement celles indispensables pour poursuivre les objectifs.

Par ailleurs, les traitants et les sous-traitants doivent être mis au courant des obligations prévues par le règlement européen. Enfin, les modalités d’exercice des personnes concernées seront considérées (droit à l’oubli, retrait du consentement…).

La gestion des risques

Une analyse d’impact liée à la sécurité des données est indispensable pour évaluer les risques encourus par le traitement des données personnelles. Elle permettra de construire des traitements qui n’engendreront aucun risque sur les droits et libertés d’une personne physique. C’est cette analyse qui permet à une entreprise de démontrer sa conformité avec le RGPD.

L’organisation des processus internes

La mise en place de procédures internes est importante pour garantir un niveau de protection des données à caractère personnel optimal. Pour cela, il faut tenir compte des événements qui peuvent se produire au cours du traitement comme la modification des données ou le changement de prestataires. La gestion des processus internes inclue :

  • La prise en compte de la protection des données au moment de la conception
  • La sensibilisation et l’organisation de la remontée d’information
  • Le traitement des demandes et des réclamations des personnes concernées, conformément à leurs droits
  • L’anticipation de la violation de leurs données

La documentation de la conformité

Collecter la documentation est nécessaire pour prouver sa mise en conformité. En effet, pour assurer la protection des données des personnes concernées, non pas uniquement à l’instant T mais pour toute la durée des traitements, vous devez réexaminer et actualiser les documents de façon continue. Sachez que l’autorité de contrôle (CNIL) est beaucoup plus clémente envers les entreprises qui possèdent un réel planning de mise en conformité, même s’il n’est pas encore abouti.