Exercice Bac à courrier : comment s’y préparer ?

Le bac à courrier est un des exercices phares que l’on fait passer aux candidats durant un assessment. Egalement appelé in-basket ou e-tray lorsque l’exercice se fait en ligne, c’est un mode d’évaluation auquel de nombreux candidats ont échoué sans trop savoir pourquoi. Pour ne plus rencontrer d’échec, voici ce qu’il faut comprendre à propos de ce test.

En quoi consiste l’exercice du bac à courrier ?

C’est un exercice qui consiste à traiter le courrier reçu. Autrefois, le candidat avait droit à un vrai bac à courriers, mais aujourd’hui, sa tâche est de traiter des mails, des notes, des mémos, des rendez-vous …

On lui donne toutes sortes d’informations et ce sera à lui de :

  • savoir lesquelles il faut transmettre à ses supérieurs hiérarchiques ou à ses collègues
  • identifier le courrier urgent des autres lettres qui peuvent encore attendre
  • traiter un maximum de courriers sur un temps donné
  • déterminer ce qu’il faut faire avec telle ou telle information

Autrement dit, il devra agir exactement comme il le ferait lorsqu’il aura le poste.

Qu’attend-on du candidat durant le bac à courrier ?

Dans le cadre de la préparation bac à courrier, le candidat doit comprendre exactement ce qu’on attend de lui. Oui, les recruteurs attendent qu’il traite le courrier, mais encore ?

Ils veulent aussi savoir si le candidat sait se montrer efficace même sous la pression. L’exercice ne dure généralement qu’une heure, voire un peu plus. Durant ce délai, le candidat n’aura pas le temps de chômer. Il recevra tout un tas de courriers dès le début du test et continuera d’en recevoir jusqu’à la fin. A lui de savoir gérer son temps, d’établir une bonne organisation et de faire parvenir les différents courriers au bon destinataire.

Les recruteurs veulent aussi savoir si le candidat a un bon raisonnement dans sa mission. Même si de nombreux courriers sont en attente, un candidat bien préparé saura détecter immédiatement les informations à transmettre en urgence. Il ne devra pas informer son supérieur au dernier moment de son prochain rendez-vous sous prétexte que le mail se situait en bas de page et qu’il ne l’a pas vu plus tôt.

Aussi, un candidat bien préparé saura établir un suivi du courrier. Sa tâche ne consiste pas seulement à distribuer le courrier reçu, mais à ouvrir les lettres non confidentielles et à mettre en place un suivi pour s’assurer qu’elles sont parvenues à bonne destination, que les informations ont été lues et que les lettres nécessitant une réponse ont bien été répondues. 

Cela signifie que pendant environ une heure, les recruteurs attendent beaucoup de choses du candidat. Ils ne noteront pas seulement ses capacités à mettre de l’ordre dans le courrier, mais s’intéresseront aussi à ses capacités d’organisation, à sa réactivité et à la gestion de son temps de travail.

Comment se déroule un exercice de bac à courriers ?

Le bac à courrier fait partie de la phase d’assessment individuel. Cela signifie que vous devrez vous débrouiller seul sans personne à qui demander. D’ailleurs, dans la plupart des cas, les recruteurs utilisent le contexte d’un jour férié pour mettre le candidat dans le scénario. Autrement dit, il est tout seul au bureau et doit traiter rapidement le courrier en attente.

Il se peut aussi que le recruteur évoque l’arrêt brutal de la personne qui se chargeait du courrier et que donc, vous n’avez aucune consigne particulière à part remettre de l’ordre dans le chaos qui règne sur le bureau.

Pendant le temps imparti, vous devrez lire, trier, classer, expédier, répondre, … aux lettres reçues. Vous devez faire en sorte que la bonne information parvienne à la bonne destination dans les délais exigés.

Avant de commencer le test, vous devez comprendre le contexte. Même si tous les bacs à courriers se ressemblent, les informations tests ne le seront pas. L’ordre de priorité peut alors varier d’un recruteur à l’autre et en fonction du poste à pourvoir.

Comprenez ensuite votre position dans l’entreprise pour savoir quels sont vos rôles auprès de vos collaborateurs. Devez-vous prendre des décisions suite à la lecture du courrier ou juste les transmettre à la bonne personne ?

Une fois que vous aurez compris ce qu’on attend de vous, sortez votre esprit d’analyse pour analyser les mails reçus. Essayez de découvrir les détails importants, de faire le lien entre certains emails et de trier les mails importants de ceux secondaires. Notez que les premiers seront à traiter en urgence et les seconds, une fois que les tâches prioritaires seront réglées.

Il se peut aussi que vous ayez à réorganiser l’agenda pour annuler des rendez-vous, déléguer certaines tâches, planifier des tâches, …