Conseils pour l’archivage numérique et physique de vos documents d’entreprise

C’est une obligation et une nécessité pour les entreprises de procéder à l’archivage de leurs documents. Elles peuvent le faire numériquement. L’archivage serait donc dématérialisé. Il est aussi possible de conserver ses documents papier dans un endroit approprié.

On fait alors de l’archivage physique. Dans tous les cas, il est important de veiller à ce que les éléments archivés soient en sécurité et qu’il soit facile d’y avoir accès. Une bonne option est de numériser en interne et d’avoir recours ensuite à un spécialiste pour l’externalisation de ses documents physiques.

Si vous souhaitez faire ainsi, Arcalys est à votre service. Vous confierez ainsi l’archivage de vos documents papier à un professionnel qui organisera de façon optimale vos archives en veillant à ce qu’elles soient dans d’excellentes conditions de sécurité. En attendant, voici quelques conseils très utiles à la réussite de l’archivage numérique et physique de vos documents.

Comment numériser ses documents en interne ?

Si vous avez choisi de faire de l’archivage numérique, sachez que par cette démarche, vous centraliserez vos documents en un seul lieu informatique et vous pourrez les consulter partout. Que vous soyez à la maison ou au bureau, vous aurez la possibilité d’accéder à vos archives numériques à partir d’un ordinateur ou d’un terminal mobile. Ensuite, vous pourrez les partager à vos clients, fournisseurs ou collaborateurs.

Lire cet article à ce sujet : Point sur le cadre légal de l’archivage de documents

En faisant appel à un organisme spécialisé dans l’archivage, vous aurez droit à des coffres-forts électroniques dans lesquels vos documents les plus sensibles seront archivés. Cette option permet de gagner du temps.

Aussi, les documents archivés sont protégés des incendies. Vous avez la possibilité d’archiver numériquement vos documents papier scannés, vos emails ainsi que vos documents issus des logiciels que vous utilisez habituellement (logiciels comptables, Word…).

Pour numériser convenablement vos documents, vous devez élaborer un plan dans ce sens. Cela passe par la définition d’une charte d’archivage, la mise en place d’un processus d’archivage sécurisé et le choix d’un logiciel.

Disposition à prendre pour archiver parfaitement ses documents physiques

En procédant à l’archivage de vos documents physiques, vous assurerez la pérennité de votre activité. Car tous les documents stratégiques de votre entreprise seront conservés. Si vous êtes confronté à un litige, un contrôle ou un audit, vous pourrez produire des preuves en ayant accès rapidement à vos archives. Pour cela, il faudrait que vos documents soient centralisés et sécurisés dans un espace de stockage adapté. L’archivage de vos documents physiques permet de préserver la mémoire de votre entreprise. Mais pour le réussir, il importe de prendre une disposition de haute importance, à savoir faire un classement. En effet, vous devez disposer vos documents physiques de manière à retrouver rapidement un papier dont vous avez besoin à l’instant. Le documentaliste se contenterait de faire un rangement selon un ordre intellectuel et physique. L’archiviste, par contre, va plus loin. Il fait le classement en tenant compte de plusieurs paramètres, dont des critères numériques, chronologiques et alphabétiques. Il finit par constituer plusieurs unités d’archivage, les indexe et les range en utilisant des rayonnages ou en se servant de containers. Après, il rédige un inventaire grâce auquel il est facile de retrouver chaque document archivé. Il s’agit donc d’un travail délicat qui impose de la rigueur et de l’organisation.

Ne pas confondre archivage et stockage

C’est une erreur de croire qu’archiver et stocker sont des notions qui visent à faire la même chose ! Car la différence entre ces deux actions est significative ! Si une entreprise stocke les documents physiques qu’elle produit chaque jour, il faut comprendre simplement qu’elle les empile dans des armoires après les avoir exploités.

En d’autres termes, c’est un rangement classique, sans aucune stratégie ! Pourtant, quand on parle d’archiver, on fait état d’un travail méthodique. Cela passe par la mise en place de toute une politique.

En général, un audit documentaire est effectué afin de définir cette politique. Et il est primordial d’y penser quand vous ferez l’archivage physique de vos documents. Cette politique permet de connaitre les différents types de documents à archiver pour ensuite faire une hiérarchisation. Elle situe sur le cycle de vie des archives papier et des modalités à respecter pour y avoir accès.

Lorsqu’on stocke des documents quelque part, on n’a pas besoin de faire un inventaire de ceux-ci. Pourtant quand il s’agit d’archiver, une liste est dressée afin de faire le point de tous les éléments concernés par le processus.