Un audit d’impression, c’est quoi son rôle ?

Canon Europe a récemment publié un rapport sur les activités de gestion d’impression des entreprises et des organisations, découvrant qu’en moyenne les entreprises perdent environ 17 000 euros par an, soit environ 663 milliards d’euros à travers l’Europe dans son ensemble ; tout cela principalement en raison d’une mauvaise gestion de l’impression. Les médias ont même largement rapporté que dans un effort désespéré pour endiguer certaines de ces pertes irrécupérables associées à une mauvaise gestion de l’impression, des entreprises de taille ont imposé des règles assez strictes à leurs employés pour mieux gérer l’impression. Ainsi, on a interdit complètement la copie couleur pour les réunions internes, supprimé les photocopieurs de tous les endroits où ils n’étaient pas considérés comme absolument «essentiels».

Sans toutefois adopter une telle approche rigoureuse, que devraient faire les entreprises préoccupées par les coûts d’impression à moyen et long terme pour s’assurer qu’elles ne gaspillent pas d’argent inutilement et qu’elles ne contribuent pas davantage à la pollution de l’environnementaux. Ci-dessous, nous proposons trois suggestions réfléchies sur la manière dont toute organisation peut améliorer sa gestion de l’impression et réduire ses coûts d’impression.

Les solutions pour mieux gérer l’impression au sein de l’entreprise

Plusieurs grands fournisseurs de photocopieurs proposent un audit d’impression gratuit à tous les nouveaux clients. En utilisant un logiciel d’audit d’impression et l’expertise des ingénieurs, l’entreprise peut effectuer gratuitement un audit d’impression approfondi et précis de l’impression. Un audit d’impression fournit un aperçu unique des opérations d’impression d’une entreprise et peut fournir une base essentielle pour réfléchir sur la manière dont la gestion de l’impression pourrait être améliorée à l’avenir. En reconfigurant les photocopieurs, en ajustant les habitudes d’impression et en adoptant d’autres solutions simples, telles qu’un système de facturation client automatisé ou des cartes utilisateur d’impression, un audit d’impression professionnel peut ouvrir la voie à des moyens simples de réduire les coûts d’impression et d’augmenter la productivité d’impression.

De nombreuses organisations ne sont en grande partie pas conscientes des différences importantes de coût par page entre les différents appareils d’impression et photocopieurs. Dans certains cas, les écarts peuvent atteindre 500%. Mais améliorer cela ne signifie pas nécessairement mettre au rebut les appareils existants. Très souvent, de simples ajustements à la gestion de l’impression peuvent réduire les coûts d’impression dans une organisation jusqu’à 75%. L’audit photocopie constitue la première étape cruciale vers ces économies.

Les avantages d’une bonne gestion de l’impression

Une bonne gestion des documents est une démarche qui donne aux entreprises un contrôle total sur leur environnement d’impression. L’audit de l’impression permet tout d’abord aux entreprises de voir qui imprime le plus, quels périphériques sont utilisés pour quels travaux, ce qui est exactement imprimé ainsi que d’autres informations importantes. Il permet également aux administrateurs de repérer les abus d’impression, les inefficacités et les égarements de périphérique.

La gestion de l’impression offre également la possibilité de récupérer tout ou une partie des coûts d’impression d’une entreprise en facturant automatiquement aux clients les documents produits pour eux. Il permet également d’économiser sur l’impression du personnel d’une entreprise et de réduire par conséquent l’impact environnemental, car imprimer moins veut dire utiliser moins de papiers et par conséquent couper moins d’arbres.

Les travaux d’impression peuvent être dirigés vers des photocopieurs plus appropriés / plus rentables. L’audit fournit les mécanismes nécessaires pour limiter l’utilisation des couleurs par l’utilisateur, l’imprimante de l’ordinateur, le nombre de pages, les applications et bien plus encore. Le logiciel de gestion de l’impression d’audit peut également aider à réduire le gaspillage de papier en s’assurant que les utilisateurs utilisent les deux faces du papier le cas échéant.

Lorsqu’un audit d’impression approfondi est effectué, les appareils sont reconfigurés et les habitudes d’impression améliorées et il semble toujours que les performances d’un appareil individuel pourraient laisser tomber un système, le choix d’un appareil plus productif avec une meilleure efficacité énergétique pourrait parfois être la solution.

Nous sommes convaincus que si les organisations suivent les conseils ci-dessus – en explorant de meilleures options de gestion d’impression avec un audit d’impression, en acquérant elles-mêmes un logiciel d’audit d’impression et / ou en passant à des photocopieurs plus efficaces (avec un contrat de location de photocopieurs, si cela est plus rentable) ils pourront réaliser d’importantes économies sur les coûts d’impression.