Ce qu’on attend d’un logiciel de congé

Si vous souhaitez investir dans un logiciel de congés, il est important de prendre en compte exactement ce que vous souhaitez que votre système fournisse avant de vous engager.

Pour vous aider à démarrer, nous avons créé cette liste des 5 principaux avantages que vous devriez attendre de tirer de votre logiciel :

  • Il devrait permettre de calculer rapidement et facilement le droit aux congés
  • Cela devrait accélérer le processus de demande et d’approbation des congés
  • Il faut éliminer le « labeur » du temps en lieu et place
  • Cela devrait aider à minimiser les conflits de planning
  • Il devrait fournir des rapports en temps réel pour une gestion utile des congés
  • Calcul rapide, facile et intelligent des droits de congé
  • L’un des emplois les plus chronophages et frustrants liés à la gestion des congés consiste à déterminer le droit aux congés. C’est notamment le cas lors du calcul de l’allocation pour le personnel travaillant à temps partiel ou avec un contrat à zéro heure.

Cependant, un bon logiciel conges fera automatiquement tous ces calculs. Il doit également être immédiatement réactif au changement, vous permettant ainsi de basculer les employés entre les heures complètes, les heures partielles et la zéro heure, et de basculer la mesure des congés entre des jours ou des heures. Vous devriez également pouvoir définir différentes années de congés pour différents membres du personnel.

Accélération des procédures de demande et d’approbation de congé

L’un des plus grands avantages du logiciel de congé, qui permet de gagner du temps, est le traitement automatisé des demandes et des approbations de congés.

Traditionnellement, les entreprises demandaient au personnel de remplir les formulaires de demande de congé à la main, qui devaient ensuite être validés par les supérieurs hiérarchiques. Les RH ou le propriétaire de l’entreprise enregistrent ensuite les jours fériés sur des feuilles de calcul et mettent à jour le dossier de l’employé.

Avec un bon logiciel conges, ce processus est automatisé, ce qui le rend beaucoup plus rapide et facile. Bien entendu, chaque type de logiciel de planification de congés est différent, mais des fonctions utiles peuvent inclure la possibilité pour le personnel de se connecter simplement, de sélectionner les jours de congé souhaités et d’envoyer la demande à son responsable en un seul clic.

Dans certains systèmes, une notification de cette demande est ensuite envoyée au responsable, qui peut alors accepter ou refuser à sa guise. L’employé serait alors informé de la décision du responsable et, s’il était approuvé, le jour férié serait ajouté au calendrier et les droits

Séparation de l’historique de travail des droits subjectifs de l’employé

Un bon logiciel conges vous permettra également de conserver un enregistrement séparé de l’historique et des demandes de votre personnel.

Comme pour les vacances, les employés peuvent traiter les demandes via le système. Les responsables peuvent ensuite approuver ou refuser ces demandes et ajouter des heures au compte de l’employé.

Minimisation des risques de conflits de planning

Un logiciel de congés permet au personnel et aux responsables de consulter le calendrier des vacances de l’entreprise permet d’éviter de nombreux conflits de vacances.

Par exemple, l’entreprise peut marquer des jours spécifiques sur le calendrier, permettant ainsi aux employés de voir clairement les périodes où ils ne sont pas autorisés à prendre un congé. Bien que cela ne soit peut-être pas pertinent pour toutes les entreprises, certaines ne voudront pas que le personnel soit absent du travail pendant les périodes de vente achalandées ou en période de pointe.

De plus, en indiquant les employés qui ont déjà réservé des jours fériés spécifiques, le calendrier du logiciel conges permet aux gestionnaires de voir si les nouvelles demandes de vacances chevauchent les réservations existantes, ce qui leur permet de prendre de meilleures décisions en matière de réservation de vacances pour l’efficacité des activités.

Avec certains systèmes, les responsables peuvent également définir les filtres de leur choix, ce qui leur permet de visualiser des départements entiers ou même tout le calendrier de l’organisation pour visualiser les absences de vacances et de formation.

Élaboration et délivrance de rapports pertinents

Il devrait fournir des rapports en temps réel pour une gestion utile des vacances. Non seulement un bon logiciel conges vous apportera-t-il tous les avantages mentionnés ci-dessus, mais il vous fournira également une sélection de rapports utiles sur les vacances du personnel prises dans votre département, votre lieu de travail ou l’ensemble de l’entreprise.

Ces rapports doivent vous donner un accès rapide au statut de jour férié spécifique de chaque employé, en termes de droit au congé annuel, de jours en attente et de jours reportés de l’année précédente.

Cela peut être très utile pour identifier et résoudre un problème croissant de vacances exceptionnelles, c’est-à-dire, où plusieurs employés devront prendre de nombreuses vacances vers la fin de l’année de vacances, s’ils ne sont pas encouragés à le faire plus tôt.

Certains logiciels génèrent également un rapport de gestion hebdomadaire, qui inclut un rappel de toutes les réservations de vacances à venir.

L’usage du logiciel pour conclure

Pour conclure, le choix final dans la détermination d’un logiciel conges revient de droit aux propriétaires ou aux décideurs d’une entité donnée. Seulement, il serait préférable d’en discuter avec toutes les parties concernées, qui prennent part aux activités de l’organisation afin de convenir sur une même ligne directive. L’utilisation d’un tel outil requiert une harmonisation des procédés au sein d’une structure, c’est pourquoi il est nécessaire que tout le monde, employeurs et employés, se mettent d’accord sur le type de système à utiliser et à mettre en œuvre.

Si vous avez une importante décision à prendre, focalisez-vous sur l’intérêt que devrait vous apporter un logiciel de congés, car en cas de problème, c’est un investissement coûteux qui sera jeté à l’eau littéralement.

Un tel logiciel devrait vous faciliter la tâche au mieux, plutôt que de nuire à la productivité de votre activité. Il est donc nécessaire de garder en tête que ce sont vos intérêts qui priment dans la prise de décision : quel logiciel de congés utiliser ?