La bonne organisation d’événement d’entreprise

Organiser un événement d’entreprise est indispensable de par les avantages qu’il procure. En effet, ce type d’événement est un levier de communication incontournable, au niveau interne et externe. Mais pour cela, il faut déjà que l’événement en question soit une réussite. Pour bien organiser son événement d’entreprise, plusieurs points sont à voir.

Objectifs et concept de l’événement d’entreprise

Un événement d’entreprise ne s’organise pas pour la beauté du geste, ce dernier doit permettre de réaliser des objectifs précis. Aussi, il faut en premier lieu se demander : « pour quelles raisons organiser un événement d’entreprise ? » Est-ce pour lancer un nouveau produit ? Est-ce pour faire connaitre l’entreprise auprès de nouveaux prospects ? Est-ce pour récompenser les collaborateurs ? Une fois que les objectifs sont définis, il sera plus facile de déterminer le public visé et le concept de l’événement à mettre en place.
Après, c’est le concept qui va dicter l’organisation de l’événement en question. Si l’événement a pour but une communication externe, le concept le plus adéquat c’est une inauguration. Cela convient parfaitement pour le lancement d’un nouveau produit ou l’anniversaire de l’entreprise. Par contre, si c’est un événement privé, soit une communication interne, plusieurs options sont à voir. Un repas ou une soirée dansante voyage convient parfaitement pour un anniversaire d’entreprise par exemple. En fonction du budget alloué à l’événement d’entreprise, les possibilités sont diverses. Si le budget le permet, un voyage est à prioriser pour un événement mémorable.

Date et lieu de l’événement d’entreprise

Une fois l’événement bien défini, il faut maintenant choisir le lieu et la date. Pour ce qui est du lieu, le lieu de travail peut être temporairement transformé en salle pour les besoins de l’événement d’entreprise. C’est la solution idéale pour un budget limité. Mais cette solution est fortement déconseillée si l’on souhaite organiser un événement d’entreprise mémorable. En effet, il est toujours préférable d’organiser son événement d’entreprise hors du bureau afin de sortir du train-train quotidien. La location de salle à Paris est une option très intéressante pour disposer d’un endroit dédié pour l’événement.
Concernant le choix de la date de l’événement, la disponibilité des participants est le critère prioritaire. Tous les participants doivent être libres à la date prévue qui ne doit en aucun cas interférer avec le bon déroulement du travail. Il est recommandé d’organiser l’événement à l’avance. Plus le temps de préparation est long, plus l’événement est réussi. De plus, il ne faut pas organiser l’événement tout seul, les collaborateurs doivent aussi participer à la préparation sans que cela ne gêne pas leurs tâches habituelles.

Animations et programme de l’événement d’entreprise

Avant de choisir les animations et les programmes, il est important d’établir un budget global pour l’événement d’entreprise. C’est crucial pour organiser un événement qui soit à la hauteur de vos moyens.
Les animations pour un événement d’entreprise sont variées, surtout avec les évolutions technologiques. On peut citer la réalité virtuelle parmi les nouvelles animations tendance. Mais le type d’animation doit convenir au type d’occasion, elle peut donc être musicale, artistique, sportive, etc. Une fois que toutes les données ont été prises en compte, il faut passer à la planification.
Celui ou celle qui est en charge de la planification de l’événement doit être capable de détailler chaque minute. Il faut insister sur l’importance du timing auprès des intervenants, il n’y a rien de pire qu’un événement qui s’éternise. Ainsi, le programme proposé pour l’événement doit être clair et bien détaillé. Une « checklist » est à faire pour ne rien omettre. Au fur et à mesure que la date J approche, le suivi des détails doit être minutieux.
Les invitations ne doivent pas être envoyées ni trop tôt ni trop tard. Il est recommandé d’envoyer les invitations 3 semaines avant l’événement d’entreprise.