Externalisation du secrétariat téléphonique : quels avantages ?

Le secrétariat téléphonique est une tâche nécessaire pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Pourtant, cela demande de la disponibilité que vos collaborateurs ne disposent pas forcément s’ils sont assignés à d’autres activités plus importantes. Pour le traitement occasionnel ou permanent des appels, l’outsourcing est une solution très avantageuse. Il est toutefois primordial de choisir le bon prestataire pour bénéficier pleinement de tous les avantages que propose cette pratique actuellement très en vogue.

Économie, flexibilité et autres : les raisons d’externaliser

Le recours à des prestataires externes proposant des services de secrétariat téléphonique est devenu courant en entreprise. Cette pratique présente plusieurs avantages. L’externalisation permet avant de réaliser des économies conséquentes. Confier son service de secrétariat à un prestataire évite à une entreprise de recruter des ressources, de les former, de s’acquitter des charges sociales et d’investir dans des équipements. Le prestataire dispose déjà des ressources humaines et matérielles pour la réalisation des missions. La société ne s’acquitte plus que du coût de la prestation, qui est par ailleurs maîtrisé. Les tarifs sont en effet clairs, établis en fonction du volume du travail et évitent ainsi les mauvaises surprises.

Les prestataires disposent par ailleurs des compétences nécessaires pour mener à bien une mission de secrétariat téléphonique. Le secrétaire expérimenté est en mesure de prendre en charge rapidement les demandes des clients et possède une grande réactivité. La disponibilité est un autre atout incontestable de l’externalisation du secrétariat téléphonique. Les opérateurs peuvent réaliser une permanence 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 ou encore durant les jours fériés. Ils sont formés pour s’adapter aux demandes de la société cliente et pour maintenir une bonne relation client, un point primordial pour valoriser l’image de l’entreprise. L’externalisation permet également de gagner du temps. Vos collaborateurs se déchargent d’activités secondaires et peuvent alors se consacrer à leurs tâches principales.

Externalisation : le choix d’un prestataire fiable

Opter pour l’externalisation du secrétariat téléphonique est une chose, choisir le prestataire en mesure de répondre entièrement à toutes ses attentes en est une autre. Cela ne doit pas se faire à la légère. En effet, l’opérateur au bout du fil sera le premier en contact avec votre clientèle. Il lui incombe donc de véhiculer l’image de votre entreprise. Pour que votre collaboration soit réussie, il convient de porter une attention particulière à quelques critères. Avant tout, il faut identifier ses besoins. Dès le départ, il est ainsi important de définir par exemple la disponibilité du service ou des qualifications spécifiques suivant le secteur d’activité. Pour ce qui est des qualités humaines, il est primordial que l’opérateur dispose d’un sens du relationnel aigu.

Il doit également faire preuve d’un grand professionnalisme et ainsi être à l’écoute et être discret, disposer d’une capacité d’adaptation, etc. L’expérience et la qualification du prestataire sont d’autres critères à considérer. Il convient dans ce cas de se baser sur ses références pour avoir une idée de la qualité des prestations proposées. Le mieux est par ailleurs d’opter pour un prestataire disposant d’un équipement performant et complet pour s’assurer de la qualité du service.