Validation et signature de documents : l’e-parapheur

Les procédures administratives des grands groupes exigent parfois plusieurs étapes de validation. Par exemple, un devis doit être validé et signé dans plusieurs services afin que la prestation soit acceptée. Dans ce type de démarche, on utilise souvent l’e-parapheur, un service qui permet de dématérialiser les processus de validation. Pour faciliter la gestion des projets dans les entreprises, l’e-parapheur propose un processus de validation des documents simplifié. C’est une solution performante et sécurisée, accessible en ligne.

Comment fonctionne l’e-parapheur ?

L’e-parapheur a été conçu pour simplifier la gestion des documents dans les entreprises. Il peut être utilisé dans tout type de structure, y compris dans les collectivités locales et dans les associations. Il permet de regrouper plusieurs documents liés à un projet dans toutes leurs versions, avec les différentes signatures et les modifications apportées au fur et à mesure. Le parapheur électronique peut vérifier et traiter les documents dans des délais plus courts que le processus traditionnel. Chaque document analysé par le système peut être accepté et refusé, selon un processus défini au préalable. Ensuite les documents validés sont signés et transmis aux interlocuteurs concernés.

Cette solution de dématérialisation n’a pas pour but d’apporter des modifications, mais peut rajouter des annotations selon les paramétrages. Ces dernières sont utilisées pour expliquer la raison du refus ou de l’acceptation de chaque document. Pour la gestion des dossiers plus complexes, l’e-parapheur peut également envoyer des emails à différents interlocuteurs pour les tenir au courant de l’avancement du dossier.

Selon les étapes et les particularités de chaque projet traité, l’e-parapheur a pour objectif de collecter l’ensemble des documents concernés. Ensuite, les documents sont organisés selon leurs dates et leurs versions, de manière à faciliter le travail des professionnels. Les utilisateurs ayant accès au dossier peuvent consulter les documents à tout moment.

Quel est l’intérêt d’utiliser le parapheur ?

Le parapheur électronique permet de simplifier les différentes démarches administratives dans les entreprises et de réduire les délais de traitement. C’est une solution sécurisée, accessible uniquement aux utilisateurs concernés. Elle permet d’éviter les pertes de documents, mais également de limiter l’accès aux documents uniquement des personnes concernées. Pour cela, une liste d’utilisateurs soit être fournie dès la mise en place d’un nouveau dossier.

Grâce à la dématérialisation, les documents sont stockés sur des serveurs fiables, ce qui supprime tout risque de perte. Les utilisateurs ont la visibilité sur les différentes phases de traitement des documents et peuvent vérifier s’il y a un retard dans le planning défini au départ. Ils ont également la possibilité de paramétrer des notifications si les délais de validation deviennent trop longs.

L’e-parapheur représente une solution respectueuse de l’environnement. Les documents peuvent être consultés en ligne à tout moment, à condition d’avoir un accès avec son propre identifiant. Les utilisateurs n’ont pas besoin d’imprimer les documents. En plus de réduire l’empreinte écologique, ce système permet également de réduire les impressions dans les entreprises et d’en supprimer les coûts.