Quelles compétences pour être assitant(e) de direction ?

Recruter l’Assistante du Président ou d’un membre du COMEX n’est pas la mission préférée des services internes de recrutement !

A la complexité du métier et à son évolution importante au cours des dernières années, vient s’ajouter une dimension subjective qui ne simplifie pas les choses.

Les compétences attendues sont ainsi nombreuses et complexes, mais des cabinets comme Seref Consultants peuvent vous aider à trouver des profils qui les rassemblent.

On notera principalement :

Une organisation personnelle sans faille

L’Assistante est en effet au cœur de l’entreprise et en contact avec de nombreux interlocuteurs internes ou externes, partenaires, clients… Sollicitée en permanence, elle doit apporter les réponses attendues dans un délai court, passer d’un sujet à un autre sans perdre le fil de sa mission.

En l’absence de méthode et d’organisation, voire de sang-froid, les journées peuvent vite se transformer en cauchemar.

Une adaptabilité rapide aux changements et aux personnes

Il n’y a pas UN poste d’Assistante, mais autant que de structures et à l’intérieur de ces structures, autant que de dirigeants !

Deux assistantes évoluant dans des structures identiques en termes de taille et positionnées au même niveau hiérarchique, peuvent ainsi avoir un quotidien très différent. Lors d’une prise de poste, il convient de ne pas sous-estimer la phase d’observation pour comprendre la culture de l’entreprise et le fonctionnement de son Dirigeant, avant de passer à la phase de suggestion.

Par ailleurs, les postes en one-to-one disparaissent au profit des assistanats d’équipe et de nouvelles tâches, de nouvelles missions viennent élargir le champ d’intervention des Assistantes, la polyvalence prenant le pas sur les contenus strictement classiques.

Le sens du détail allié à la proactivité

Méticuleuse et fiable, aucun détail ne doit échapper à la vigilance de l’Assistante si elle veut gagner la confiance de son Dirigeant et la conserver. C’est à ce prix qu’elle pourra construire une relation pérenne et  riche.

Pour autant, elle ne doit pas s’installer dans la lenteur des tâches de contrôle, elle n’en a pas le temps ! Elle doit au contraire faire montre au quotidien de dynamisme et de vivacité dans sa manière de traiter les dossiers.

Une parfaite maîtrise de l’environnement

C’est souvent à partir d’informations incomplètes, récoltées ici ou là, au prix d’opiniâtres relances, qu’il est demandé à l’Assistante de suivre ses dossiers et d’apporter une contribution efficace. Sans une bonne connaissance des rouages de l’entreprise, des rôles, voire des personnalités et des susceptibilités de chacun, l’exercice est particulièrement périlleux.

Pour optimiser son efficacité, elle doit avoir assimilé les facteurs politiques, économiques et culturels propres à l’entreprise, son mode de management et de prise de décisions. Elle doit cerner les personnalités les plus importantes pour ne commettre aucun impair.

Une curiosité intellectuelle

Un rôle important dévolu à l’Assistante est celui de la recherche, de la compilation et de la synthèse d’informations. Elle doit être au courant de ce qui se passe dans le bureau de son dirigeant, dans l’entreprise, mais aussi dans l’environnement de son entreprise (situation de la concurrence par exemple).

Cette connaissance s’appuie tant sur les lectures diverses qu’elle doit régulièrement assimiler (notes internes, magazines économiques…) que sur les réseaux qu’elle aura su bâtir et entretenir, ceci supposant une aisance relationnelle et une intelligence sociale à la hauteur des enjeux…

Une sensibilité maîtrisée

Enfin, en tant que plus proches collaboratrices de leurs Dirigeants, les Assistantes sont aussi en première ligne lorsque tout va bien, comme lors des phases plus mitigées.

Leurs Dirigeants, souvent soumis à une très forte pression, peuvent avoir des réactions d’impatience et dans ces moments, les Assistantes les plus avisées savent qu’il est vain, voire contre-productif de prendre à leur compte les reproches qui peuvent fuser.

Elles savent par un comportement « lisse », se protéger et attendre un moment plus propice à une collaboration plus sereine…