Automatiser des tâches avec Excel

Quelles sont les principales solutions d’automatisation avec Excel ? Quel intérêt les macros peuvent-elles présenter ?

1.     Automatisation des tâches répétitives et chronophages

La polyvalence de nos emplois d’aujourd’hui et l’exigence d’immédiateté dans le rendu de nos tâches nous poussent à envisager des solutions pour travailler plus efficacement.

Sur Excel, l’automatisation des tâches répétitives est un investissement. Le temps passé à développer un programme ou l’argent investi pour le faire faire par un développeur est un vrai gain pour l’entreprise.

Outre, le gain de temps, une macro est également une solution efficace contre les mauvaises manipulations et les erreurs de saisie d’un travail manuel.

La formation à l’automatisation ou l’intervention de prestataire externes comme Officentrale représentent donc de véritables opportunités de gains de productivité pour une entreprise.

2.     Un applicatif dédié à l’utilisateur

La souplesse d’Excel et la puissance potentielle des macros permettent de transformer le tableur en une véritable interface utilisateur.

De nombreuses possibilités existent rendant l’expérience de l’utilisateur non averti, fluide.

Navigation par boutons, fonctionnalités développées par macro et esthétisme, seront les priorités du développeur en charge de réaliser l’applicatif.

Excel étant présent sur la plupart des machines, il sera facile de déployer l’applicatif.

L’exploitation éventuelle des données saisies sera facilitée par sa nature de tableur.

3.     Un reporting complet

D’un simple clic, il est possible de mettre à jour des données, de les historiser, d’actualiser tableaux et graphiques et de produire un reporting sur PowerPoint, ou Word.

Excel est parfaitement adapté pour produire des reportings. Sans compter qu’il communique très bien avec les autres logiciels de la suite Office, plus propices à une présentation de résultats tels que PowerPoint.

L’automatisation est avantageuse pour un reporting devant être stable dans le temps.

4.     Traiter un grand nombre de données

Un programme sur Excel est également une solution pour traiter un nombre important de données ou de fichiers.

Même si les données sont stockées sous des formats différents qu’Excel, une macro peut aller chercher ces données, les retraiter, les compiler et les sortir sous le format désiré.

5.     Des algorithmes complexes

Dans certains cas, des solutions doivent être trouvées pour parcourir et analyser des données complexes, et trouver un résultat parmi plusieurs possibilités.

Nous pourrions citer des exemples de macros permettant de résoudre des problématiques de trajets.

6.     Un outil de simulation

Avec Excel, il est possible de réaliser un outil de simulation avec des dizaines de paramètres à régler.

La plupart des simulations peuvent être réalisées avec des formules. Néanmoins dans certains cas, l’incorporation de macros peut s’avérer utile dans le cas de simulations avec projection des résultats sur le long terme.

7.     Publipostage en mode avancée

La fonctionnalité publipostage existe nativement entre Excel et Word. Néanmoins elle s’avère assez limitée.

Le langage Visual Basic for Applications étant commun à tous les logiciels de la suite Office, il est possible de développer une véritable interface entre Excel et Word, permettant de décupler les possibilités de sorties des fichiers Word.

Enrichi de paramètres supplémentaires, le publipostage géré par macro s’avère très efficace en termes de gain de temps et de qualité des documents générés.

En conclusion, l’éventail des solutions proposées par les macros sur Excel n’est véritablement limité que par notre imagination et le talent du développeur. Gain de temps et d’argent, souplesse et praticité, justesse et constance des résultats, sont les avantages les plus visibles du VBA.